Veel organisaties hebben regelmatig te maken met werkzaamheden die buiten de normale routine vallen. Ze worden geconfronteerd met een situatie die ze nog niet eerder meegemaakt hebben en waarop nog geen vanzelfsprekende reactie bestaat. Projectmatig werken biedt dan een prima werkstructuur!

Projectmatig werken ligt voor de hand als:

• Er een eenmalig en uniek resultaat behaald moet worden
• Er een duidelijk begin- en eindpunt is
• Het traject tussen begin en eind niet geheel duidelijk is
• Er verschillende disciplines bij betrokken gaan worden
• De middelen om het resultaat te bereiken beperkt zijn

Bovenstaande aspecten maken het managen van een project lastig:

• Je kunt niet op routine varen
• Te kostbaar en te ingewikkeld om te improviseren
• Bij de start is er vaak onzekerheid over het exacte verloop
• Het eindresultaat is nog onzeker
• Haalbaarheid staat soms nog niet vast

Projectmatig werken is dan de manier om gecontroleerd en flexibel het eindresultaat te bereiken.

De training projectmanagement is gebaseerd op de PRINCE 2 systematiek, en bestaat uit een basistraining en 3 optionele modules:

• Training projectmanagement
• PROMAN optie 1 - Samenwerking in projecten
• PROMAN optie 2 - Opdrachttypen
• PROMAN optie 3 - Complexe besluiten nemen

Voordat opties 1, 2 en 3 gevolgd kunnen worden dient eerst de basismodule te zijn afgerond!

Inhoud van de training projectmanagement:

Inleiding:

• Projecten hybride managen:
  
  • Basis projectaanpak
  • Prince 2 systematiek
  • Scrum framework
    
• Manieren van aanpakken: improviseren, routine, intuïtief en projectmatig
• De initiatiefnemer (opdrachtgever) en de projectmanager (opdrachtnemer)

Deel 1 - Projectprincipes

• Programmanagement, stuurgroep, gebruikersgroep, klankbordgroep
• Projecten lean en agile aanpakken
• Projectdoel en projectresultaat
• Projectopzet:
  
  • De projectopdracht
  • Probleem, doel en resultaat
  • Aanpak van de projectopzet
    
• PID, project initialisatie document
• PUI, project urgentie index
• Projectomschrijving:
  
  • Afbakening
  • Risico's
  • Effecten
  • Randvoorwaarden
    
• Business case: initieel, tijdens het project, na afloop
• Projectbegroting
• Communicatieplan: communicatie rondom het project
• Faseren van een project:
  
  1. Initiatieffase
  2. Definitiefase
  3. Ontwerpfase
  4. Voorbereidingsfase
  5. Realisatiefase
  6. Opleverings- en nazorgfase
     
• Beheersen van een project:
  
  • Tijdsbeheersing
  • Organisatie:
    
    • Taken en verantwoordelijkheden
    • Afstemming projectteam en opdrachtgever
    • Relatie met de reguliere organisatie
      
  • Budget en financiën
  • Informatie
  • Kwaliteit
  • Andere beheersaspecten
  • Beslisdocumenten
  • Voortgangsrapportage
  • Rapporteren van afwijkingen
    
• Beslismomenten in een project:
  
  • Doorgaan
  • Aanpassen
  • Afbreken
    
• Het projectschema
• KPM: de kritieke pad methode
• PBS: product breakdown structure
• WBS: work breakdown structure
• Tijdsbalken en Gantt-grafiek
• Deelprojecten: parallel en/of sequentieel
• Eindrapportage
• Projectadministratie:
  
  • Welk systeem?
  • Uitvoering en bewaking
  • Archivering
    

Deel 2 - De projectmanager

• Agile en lean werken in projecten
• TIPS: techniek, inzicht, persoonlijkheid, snelheid
• Relatie tot initiatiefnemer, projectleider, projectteam en anderen
• Samenwerking in projecten:
  
  • WET: werkmodel effectief teamfunctioneren
  • Gedeeld leiderschap
  • Samenwerken ipv delegeren
  • Draagvlak creëren
  • Samenwerking met de stuurgroep
  • Samenwerking met de klankbordgroep
  • Samenwerking met program management
  • Situationeel management
    
• Eindverantwoording versus projectleiding:
  
  • Adopteren van het project
  • Vaststellen projectplan
  • Het project beschermen
  • Het project afblazen
  • Het project verkopen 

Deel 3 - Principes van PRINCE2 (optioneel)

• Processen:
  
  • Startup van een project
  • Initiatie van een project
  • Sturen van een project
  • Planning binnen een project
  • Controle van de uitvoering
  • Fasering van het project
  • Resultaten opleveren
  • Afsluiten van een project
    
• Componenten:
  
  • Business case
  • Projectorganisatie
  • Plannen
  • Controleren
  • Risicomanagement
  • Kwaliteitscontrole
  • Configuratiemanagement
  • Wijzigingsbeheer
    
• Technieken:
  
  • Productgerichte planning
  • Aanpak wijzigingsbeheer
  • Kwaliteitsreview
    

Naast de in de inhoudsopgave genoemde taakspecifieke competenties, komen in deze training ook de volgende gedragscompetenties uit het Ace! Competentie Ontwikkelingsmodel® aan de orde:

• Interactie: samenwerken, onderhandelen, conflicthantering.
• Ondernemen: ondernemerschap, klantgerichtheid.
• Leiding geven: taakgericht leidinggeven, mensgericht leidinggeven, plannen en organiseren, groepsgericht leidinggeven, delegeren, voortgangsbewaking.
• Motivatie: initiatief, resultaatgerichtheid, zelfmanagement, organisatieloyaliteit, discipline.
• Analyse en besluitvorming: probleemanalyse, oordeelsvorming, accuratesse, besluitvaardigheid.